Hinweise zum Datenschutz

Wenn Sie sich als TeilnehmerIn oder einen Beitrag (Vortrag, Poster) zur DO-G Jahresversammlung anmelden, nehmen wir personenbezogene Daten von Ihnen auf, um die Planung und Durchführung der Tagung zu gewährleisten und Ihnen die von Ihnen bestellten Leistungen zur Verfügung stellen zu können. Um diese Ziele zu erreichen, werden personenbezogene Daten nur in dazu angemessenem und erforderlichem Umfang von uns erhoben, gespeichert und verarbeitet.

Von allen TagungsteilnehmerInnen nehmen wir Vorname, Nachname, Adresse und – sofern freiwillig angegeben – Titel, E-Mail-Adresse, Telefonnummer auf. Von teilnehmenden DO-G-Mitgliedern wird außerdem der Mitgliedsstatus aufgenommen. Der Status von Studierenden, SchülerInnen, Azubis wird zur Gewährung ermäßigter Tagungsbeiträge ggf. anhand vorgelegter Bescheinigungen überprüft.
Neben den personenbezogenen Daten werden von allen TeilnehmerInnen Daten zu den von Ihnen gewählten Veranstaltungen und zusätzlichen Buchungen aufgenommen und in Papierform oder digital gespeichert.

Vortragende und AutorInnen von Beiträgen (Vorträge und Poster): Die Registrierung Ihres Beitrages erfolgt online über die Website der DO-G (www.do-g.de). Dabei werden obligatorisch folgende Pflicht-Angaben abgefragt und gespeichert: Titel des Vortrags oder Posters, ErstautorIn-Nachname und -Vorname, Wohn- oder Arbeitsort, Land, E-Mail-Adresse, ggf. Co-AutorInnen mit Wohn- oder Arbeitsort, Themenbereich des Beitrags, ggf. Teilnahme an sog. „Blitzvorträgen“, Name des DO-G-Mitglieds in der Autorenschaft, Kurzfassung des Beitrags in Form eines Textes mit max. 400 Wörtern, gewünschte Adressangaben im Tagungsband. Freiwillig können dabei weitere Angaben zum Themenbereich, zur gewünschten fachlichen Beratung und zu weiteren Dingen gemacht werden.

Sämtliche in digitaler Form im Rahmen der Tagung erhobenen und vorliegenden Daten der TagungsteilnehmerInnen sowie der ReferentInnen und AutorInnen von Beiträgen werden auf einem Rechner und Festplatten der DO-G Geschäftsstelle sowie auf einem Server unseres Hosting-Anbieters Mittwald CM Service, Espelkamp, Deutschland, gespeichert. Zugriff auf diese Daten haben die DO G Geschäftsstelle, die MitarbeiterInnen des Tagungsbüros, der Präsident und der Generalsekretär der DO-G. Spezielle Daten zu TeilnehmerInnen, ReferentInnen und AutorInnen werden – falls zur Planung oder Durchführung der Tagung notwendig – im notwendigen Umfang und mit allen notwendigen Details per E-Mail-Attachment in Form von MS-Excel-Tabellen oder anderen Dateiformaten zwischen MitarbeiterInnen des Tagungsbüros, DO-G-Präsident, Generalsekretär und DO-G Geschäftsstelle ausgetauscht und vorübergehend auf deren jeweiligen Rechnern gespeichert. Die erhobenen persönlichen Daten werden weder in schriftlicher, noch in digitaler, noch in mündlicher Form an Dritte weitergegeben, mit folgenden Ausnahmen:
Im Tagungsband, den jede/r TeilnehmerIn beim Besuch der Tagung erhält, wird eine Liste der TeilnehmerInnen der Tagung (Vorname, Nachname, Ort, ggf. E-Mail-Adresse) abgedruckt. Eine ebensolche Liste (außer E-Mail-Adressen) wird in einer der nächsten Ausgaben unserer Zeitschrift „Vogelwarte“ im Rahmen eines Berichts zur Tagung abgedruckt. Jede/r TeilnehmerIn hat das Recht, dem Abdruck dieser Daten ganz oder teilweise zu widersprechen.

Im Tagungsband werden außerdem zu allen Vorträgen und Postern Kurzfassungen abgedruckt, die Daten enthalten, die im Rahmen der online-Registrierung oder nachträglich per E-Mail von den AutorInnen erhoben wurden. In einer der nächsten Ausgaben unserer Zeitschrift „Vogelwarte“ werden im Rahmen eines Berichts zur Tagung erweiterte Kurzfassungen aller Beiträge abgedruckt, die die Daten der Beiträge aus dem Tagungsband und darüberhinausgehende von den AutorInnen zusätzlich zur Verfügung gestellte Daten enthalten.

Der Tagungsband (ohne Teilnehmerverzeichnis) sowie die Zeitschrift „Vogelwarte“, einschließlich der oben genannten abgedruckten Daten, werden in Form von PDF-Dateien über die Website der DO-G veröffentlicht und dauerhaft bis auf unbestimmte Zeit online frei zugänglich sein.

Neben der oben beschriebenen Verwendung im Tagungsband und in der Zeitschrift „Vogelwarte“ werden die in Papierform oder digitaler Form gespeicherten Daten der TeilnehmerInnen sowie der ReferentInnen und AutorInnen bis zur finanziellen Endabrechnung der Tagung und darüber hinaus gemäß den steuergesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt. Darüber hinaus behalten wir uns vor, Vorname, Nachname und Ort der TeilnehmerIn sowie der ReferentInnen und AutorInnen von Beiträgen sowie Titel und Kurzfassungen der Beiträge zum Zwecke der vereins- und tagungsgeschichtlichen Dokumentation auf unbestimmte Zeit aufzubewahren. Dem kann jede/r Betroffene durch schriftliche oder elektronische Mitteilung widersprechen.

Mit der Anmeldung Ihrer Teilnahme oder eines Beitrages zur Jahresversammlung willigen Sie ein, dass mit Ihren personenbezogenen Daten und ggf. den Daten Ihres angemeldeten Beitrages in der hier beschriebenen Art und Weise verfahren wird. Diese Einwilligung können Sie jederzeit für einzelne oder auch alle von Ihnen übermittelten Daten durch Mitteilung per E-Mail, Fax oder Brief an die unten angegebene Stelle widerrufen. Außerdem können Sie jederzeit Auskunft über Art und Umfang der von Ihnen aufgenommenen und gespeicherten persönlichen Daten sowie deren Verwendung verlangen.

Bei einer Online-Teilnahme gelten zusätzlich die Datenschutzrichtlinien des entsprechenden Anbieters: AudioStudioNord, www.audiostudionord.de. Aufnahmen und Mitschneiden der online übermittelten Vorträge ist nicht gestattet.

Für alle Fragen und Auskünfte zu Ihren von uns aufgenommenen, gespeicherten und weiterverarbeiteten Daten und zum Thema Datenschutz im Zusammenhang mit der DO-G Tagung wenden Sie sich bitte an die:

DO-G Geschäftsstelle, c/o Institut für Vogelforschung, An der Vogelwarte 21, 26386 Wilhelmshaven
E-Mail, Tel.: +49 (0) 176 78114479